Совет 1: Как написать письмо-подтверждение. Письмо получила


Письмо-подтверждение

· Как подтвердить получение письма и содержащихся в нём сведений

Подтверждаем получение Вашего письма и благодарим Вас за сообщенные нам сведения

· Как подтвердить получение письма с приложенными к нему каталогами

С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы направили нашим заказчикам на рассмотрение.

В случае проявления ими интереса к изделиям Вашей фирмы мы дополнительно свяжемся с Вами.

· Как подтвердить получение письма и проспектов

С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма от <дата>, а также проспектов на изделия Вашей фирмы.

· Как подтвердить получение письма с приложенным к нему списком требующихся заказчику товаров

Подтверждаем получение Вашего письма от <дата> с приложенным к нему списком требующихся Вам материалов.

· Как подтвердить получение копий договоров на поставку товаров

С благодарностью подтверждаем получение копий договоров на поставку <наименование товара>.

· Как подтвердить получение иллюстрированного каталога товаров

Подтверждаем с благодарностью получение последнего иллюстрированного каталога <наименование товара>.

· Как подтвердить получение контракта на поставку товаров

Подтверждаем получение контракта № __ на поставку <наименование товара>.

· Как подтвердить получение письма с информацией о дате прибытия сотрудника объединения на предварительные переговоры по заключению сделки на поставку товаров

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма от <дата> с. г., в котором Вы сообщаете, что Ваш сотрудник г. <Ф.И.О. полностью> прибудет к нам <дата> с. г. на предварительные переговоры по заключению сделки на <наименование товара>.

Мы будем Вам признательны, если Вы сообщите нам номер рейса самолёта для того, чтобы мы встретили его в аэропорту.

· Как подтвердить получение заказа

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего заказа и приступаем к его исполнению.

· Как подтвердить получение предложения на поставку товаров

Подтверждаем получение Вашего предложения на <наименование товара>.

· Как подтвердить получение письма и попросить прислать вам прейскурант

Мы получили Ваше письмо от <дата>, за которое благодарим.

Мы будем Вам весьма признательны, если Вы вышлете нам Ваш последний прейскурант.

· Как подтвердить получение письма с приложенными к нему информационными материалами о международных выставках в Российской Федерации

Мы получили Ваше письмо от <дата> и благодарим Вас за информационные материалы о международных выставках в Российской Федерации в текущем году, которые Вы прислали.

· Как подтвердить получение письма и сообщить о принятии вами мер по ускорению отгрузки товаров

Мы получили Ваше письмо от <дата> и приняли необходимые меры, чтобы ускорить отгрузку <наименование товара>.

· Как подтвердить получение письма и сообщить о посылке подробного описания интересующих заказчика товаров

Ваше письмо от <дата> нами получено. В соответствии с Вашей просьбой посылаем Вам с этим письмом подробное <наименование товара>.

· Как подтвердить получение письма с информацией об отгрузке товаров по вашему заказу в срок

Благодарим Вас за Ваше письмо от <дата>. Мы приняли к сведению, что товары по нашему заказу № ___ будут отгружены Вами в срок.

· Как подтвердить получение образцов интересующего вас товара

Благодарим за образцы <наименование товара>, которые Вы нам прислали.

· Как подтвердить получение письма и сообщить об отправке в самое ближайшее время ваших предложений

Мы подтверждаем наше письмо от <дата>. Наши предложения будут направлены Вам в самое ближайшее время.

· Как подтвердить телефонный разговор и сообщить о посылке прейскуранта

В подтверждение нашего телефонного разговора, состоявшегося <сегодня утром>, высылаем Вам наш последний прейскурант.

· Как подтвердить дату переговоров

Подтверждаем дату переговоров <дата> с. г.

· Как подтвердить предлагаемую вам цену товара

Подтверждаем Вашу цену.

· Как подтвердить предлагаемые вам условия поставки товара

Подтверждаем Ваши условия поставки.

· Как подтвердить заказ покупателя

Посылаем Вам наше подтверждение Вашего заказа № ___.

· Как подтвердить получение необходимой вам технической документации

Подтверждаем получение необходимой нам технической документации.

office-profi.ru

Письмо-подтверждение. Образцы написания подтвердительных писем

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».

Письмо-подтверждение - образец

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

  • получение заказа / оплаты;
  • принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
  • согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Структура и правила написания письма-подтверждения

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

Пример письма-подтверждения

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Приветственная часть

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Основная часть письма-подтверждения

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

  • Хочу подтвердить…
  • Данное письмо подтверждает…
  • Подтверждаю…

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

Заключительная часть

  • С уважением,
  • С наилучшими пожеланиями,
  • Спасибо,
  • и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.

Ошибки при написании письма

  1. Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
  2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».
  3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
  4. Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.
  5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению. Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?

Образцы подтвердительных писем

Универсальный шаблон письма-подтверждения

Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.

_______ (дата)

_______ (адрес)Уважаемый _________,

Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.

Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).

В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

С уважением,ФИО, должность, название организации,Контактные данные.

Подтверждение бронирования туристических услуг

Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.

Уважаемый ___,

Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.

В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.

Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.

Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями,Имя, должность, название компании.Контактные данные.

Пример письма, подтверждающего деловую встречу

Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).

Уважаемый ___ ,

Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.

В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).

С уважением,ФИО, должность, компания.

master-rezume.com

Как написать письмо-подтверждение 🚩 как написать подтверждение о явке в мероприятии 🚩 Деловая этика

Автор КакПросто!

Правила делового этикета требуют не оставлять без ответа письма, поступившие от коллег и партнеров. Особая роль в служебной переписке принадлежит письму-подтверждению. Этим документом закрепляются предварительные договоренности, факты получения и передачи каких-либо сведений, желание участвовать в том или ином мероприятии и т.д. Для каждого вида письма-подтверждения существуют устоявшиеся ключевые словосочетания.

Статьи по теме:

Инструкция

Подготовьте стандартный бланк формата А4 для написания письма-подтверждения. В левом верхнем углу обязательно разместите сведения о вашей организации: полное наименование, юридический адрес с индексом, контактные телефоны, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и другие сведения. В правом верхнем углу укажите данные адресата: наименование организации-получателя, должность, фамилию и инициалы человека, которому направляется письмо-подтверждение, полный почтовый адрес. Сформулируйте заголовок письма. Это облегчит его идентификацию получателем и упростит систематизацию в архиве вашей организации. Заголовок должен быть коротким и информативным, например: «О получении договора поставки из ООО «ННН» или «О подтверждении присутствия на семинаре 02.02.2002 г.». Заголовок напечатайте слева под реквизитами вашей организации. Отступите от заголовка 2-3 строки и напечатайте обращение к адресату. Используйте стандартную форму официального обращения к деловым партнерам: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемый г-н Иванов!».

В основной части письма-подтверждения опишите коротко факт получения вашей организацией от адресата каких-либо документов, товаров, услуг. Формулировка должна быть лаконичной и не превышать 1-2 предложений: «ООО «ААА» подтверждает получение 2 (двух) экземпляров договора поставки от 12.02.2011 № 34».

Если в письме подтверждаются предварительно достигнутые договоренности, нужно кратко описать их суть. Например, между генеральными директорами предприятий состоялась беседа, в которой они выразили намерение о сотрудничестве. В письме-подтверждении вы можете написать так: «ООО «ННН» подтверждает согласие на взаимовыгодное сотрудничество, достигнутое в ходе переговоров 29.01.2010 г. Просим выслать документы, необходимые для заключения договора». Закончите письмо-подтверждение фразой, выражающей благодарность и надежду на долгосрочное сотрудничество. При необходимости вы также можете в конце письма запросить дополнительные сведения или документы: «Подтверждаем наше участие в семинаре по проблемам экологии 23.05.2008 г. Просим выслать анкету участника в наш адрес».

Напечатайте письмо в двух экземплярах и подпишите у руководителя организации. Один экземпляр вы направите адресату по почте, второй – поместите в собственный архив на хранение.

Каждый день начинающие бизнесмены отправляют сотни писем как обычных, так и электронных. Чаще всего отсылают их массово, не имея ни малейшего представления о получателях. В результате эти письма остаются без ответа. Причина этого заключается в неправильном составлении делового послания. Как написать письмо партнеру

Инструкция

Прежде чем начать писать письмо, изучите подробную информацию о компании, в которую собираетесь писать. Узнайте все, что сможете, о потенциальном партнере. Только после этого можно приступать к составлению письма. Обращайтесь к человеку по имени и отчеству. Это подчеркнет ваше уважение к нему и вызовет у него положительные эмоции. Тем самым вы добьетесь его расположения.

Письмо обязательно должно содержать заголовок, который раскрывает содержание текста. Это необходимо для сортировки писем получателем, так как в любую организацию каждый день приходит большое количество сообщений. Поэтому если ваше предложение будет без заголовка, на него могут просто не обратить внимание. Напишите также небольшую аннотацию. Это упростит поиск вашего письма, в случае если вашим предложением заинтересуются через некоторое время.

Не пренебрегайте комплиментами. Во вступлении можно написать, например, о том, как вам будет приятно оказывать услуги такой известной фирме. В конце выразите надежду на сотрудничество. Избегайте в письме употребление общих фраз, ненужных прилагательных и слов-паразитов. Не употребляйте фразы с излишней вежливостью, частые местоимения и бессодержательные прилагательные. Текст письма должен быть написан как можно «тверже». Не употребляйте директивные фразы указания, например, «Свяжитесь с нами по телефону, если вас заинтересует наше предложение». Это может натолкнуть получателя на мысль, что это предложение может и не заинтересовать его. А также получателю может показаться, что вы указываете ему, как следует делать. В этом случае напишите лучше, что он может связаться с вами по телефону для обсуждения деталей. Смысл будет таким же, но фраза будет звучать менее категорично. Когда вы описываете достижения вашей компании, употребляйте глаголы, которые указывают на реальный результат. К ним относятся глаголы совершенного вида: увеличили, сделали, выполнили, сделали, разработали и т.д. Использование таких глаголов придаст вам большей респектабельности и солидности. Если ваше предложение предполагает взаиморасчеты на крупную сумму, то отправляйте его лучше с курьером. Письмо обязательно должно быть в большом фирменном конверте и опечатано.

Видео по теме

Источники:

  • Как написать идеальное письмо-уведомление, что вы в отпуске

Совет полезен?

Распечатать

Как написать письмо-подтверждение

Похожие советы

www.kakprosto.ru

Уведомляйте отправителя о получении электронного письма!

Уведомляйте отправителя о получении электронного письма!

Андрей Якимович

Общение с клиентами все больше переходит в плоскость электронной коммуникации. Скайп, аська, и конечно email. Есть совершенно простое правило, которое облегчает жизнь всем при общении по email, но почему то им не всегда пользуются. 

Всегда СРАЗУ уведомите отправителя, что вы получили письмо.

Все знают, что электронное письмо может попасть в спам, потеряться, случайно удалиться сервером и не дойти до получателя. В деловой коммуникации, да и не только в деловой, отправителю очень важно знать, что письмо, которое он так долго готовил, успешно вами получено. Теория учит, что после отправки электронного письма надо обязательно перезвонить и уточнить, дошло ли письмо. Это правильно. Именно поэтому экономьте время свое и отправителя на телефонных разговорах и отправьте ему уведомление, что вы получили его письмо и ответите, как только сможете. Кроме того, быстрый ответ о получении говорит о вашей вежливости и оперативности в решении вопросов. А так же дает вам неограниченную паузу на детальное изучение письма и обстоятельный ответ. 

Категорически не советую ставить автоответчики на свой адрес email и вот почему. 

  • Во-первых, бездушные "Здравствуйте. Ваше письмо получено и будет обработано в ближайшее время" не придают уверенности отправителю, что вы его прочли. Все понимают, что это автоответчик. А значит вам перезвонят. 
  • Во-вторых, как только ваш автоответчик отправит свой ответ на письмо со спамом, т.е. подтвердит спамеру, что ваш адрес email действующий, пишите пропало. Ваш адрес разойдется по спамерским базам и входящего спама станет в разы больше.
  • В третьих, если вы подписаны на какие-то email рассылки, то при неправильной настройке почтовых серверов, может возникать слепой трафик писем автоответчиков, в результате ваш адрес email может быть исключен из рассылки, заблокирован и внесен в глобальный спам лист. 

Вот пример хорошего типичного ответа. 

Ирина Васильевна, добрый день!Благодарю Вас за интерес к нашей компании (нашему продукту ... и т.д.)Я вам отвечу, как только смогу. Подпись. 

Обращайтесь к клиенту так, как он сам себя называет в подписи к своему письму.

Именно обращение Ирина Васильевна, взятое из подписи отправителя, делает понятным , что письмо отправлено вами вручную.Если в подписи будет написано Ирина Иванова, без отчества, то вы можете обратиться Ирина, добрый день!

Удачи в продажах!!!

 

www.prodaznik.ru

письмо получено - Перевод на английский - примеры русский

На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать грубую лексику.

На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать разговорную лексику.

На 30 мая 2006 года ответа на указанное письмо получено не было.

Так как в срок до мая 2008 года ответа на это письмо получено не было, то было отправлено повторное письмо.

Это письмо получено по непроверенным каналам.

Ответа на это письмо получено не было.

На сегодняшний день ни одного ответа на это письмо получено не было.

Similar situations have occurred when Government officials have had to attend meetings at headquarters.

Г-жа ЭВАТ отмечает, что в пункте 48 сделана ссылка на письмо, отправленное Верховному комиссару по правам человека, и предлагает упомянуть, что ответа на письмо получено не было.

Ms. EVATT observed that reference was made in paragraph 48 to a letter sent to the High Commissioner for Human Rights, and suggested that it should be mentioned that no reply had been made to that letter.

Ответа на это письмо получено не было.

Предложить пример

Другие результаты

Ответов на эти письма получено не было, хотя было подтверждено получение двух из них.

До сих пор никакого ответа на эти письма получено не было.

Приложите к письму полученное нежелательное сообщение, а также укажите дату и время получения сообщения.

Please attach the original message and other information that may be useful for us to stop SPAM.

Подтверждения о получении письма получено не было, равно как не было предпринято никаких действий.

Требуемые сопроводительные письма получены за период 2008 - 2009 годов и, начиная с 2010 года, будут предоставляться ежегодно в поддержку годовых финансовых ведомостей.

Председатель обращает также внимание Специального комитета на письмо, полученное им от исполняющего обязанности главного министра Гибралтара.

The Chairman also drew the Special Committee's attention to a letter he had received from the Acting Chief Minister of Gibraltar.

Письмо было получено также от правительства Бразилии.

Комитет рассмотрел письмо, полученное им от правительства Туркменистана 7 августа 2006 года.

The Committee considered a letter that it had received from the Government of Turkmenistan on 7 August 2006.

Три дополнительных подобных письма были получены от соучеников отправителя.

Three additional similar letters were received from the sender's classmates.

На момент написания настоящего доклада ответа на письмо Группы получено не было.

Получено письмо с удостоверением получения, но ответа по существу не получено.

Acknowledgement received but no substantive response.

При необходимости секретариат ЕЭК может предоставить письмо для облегчения получения визы.

If necessary, the UNECE secretariat can provide a letter to facilitate the obtention of a visa.

После получения письма руководства государствам-членам будет представлена информация о результатах этой внешней ревизии.

The results of the external audit will be reported to Member States once a management letter is received.

context.reverso.net

получила письмо - Перевод на английский - примеры русский

Возможно, Вы имели в виду:

На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать грубую лексику.

На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать разговорную лексику.

На днях я получила письмо от Томаса.

Я получила письмо от твоего отца и порвала его.

Недавно я получила письмо от 13-летнего мальчика.

Два дня назад я получила письмо от моих родителей.

Я получила письмо от поверенного твоих покупателей.

Я сегодня получила письмо от хакера.

Я получила письмо от брата из Мэриленда.

Несколько дней назад я получила письмо.

Клэр Мэтьюс получила письмо за неделю до побега Кэрола.

Но в день свадьбы, Дейзи получила письмо.

Два дня спустя я получила письмо с 5 тысячами долларов внутри.

Я получила письмо от бывшей слуги.

Вчера я получила письмо от мамы.

Я получила письмо от моего брата.

На прошлой неделе я получила письмо на французском.

Я получила письмо от моего отца.

Одна моя хорошая подруга... получила письмо от своей подруги из Палестины.

A very dear friend of mine got a letter from a dear friend of hers in Palestine.

Плохая новость, я получила письмо от миссис Томпкинс.

Сказала что мама получила письмо от доктора Прескотта по поводу быстрой очистки.

Said Mom got a letter from Dr. Prescott about the forced clean-out.

Я только что получила письмо от Джозефа.

context.reverso.net

Советы при написании деловых писем

 

Не зависимо от содержания, стиль делового письма должен носить доброжелательный, партнерский характер, в котором бы сочетались природные этические нормы человеческих отношений и интересы дела, не подчеркивались значимость своего собственного служебного положения.Всю корреспонденцию можно разделить на:Формальные письма - подготовленные от имени предприятия, фирмы другой фирме и которые носят официальный характер.Неформальные письма - состоят после официального знакомства, после установления партнерских взаимоотношений рабочими одного уровня (например, менеджером по сбыту одной фирмы аналогичном менеджеру другой фирме) с предложением о личной встрече для обсуждения деловых вопросов, обмена информацией.Начинать письмо следует из обращения. Проблема выбора обращения является довольно деликатным. Наиболее распространенными являются следующие обращения:

      Уважаемый / а (имя и отчество)!      Уважаемый / а господин (госпожа) ... !      Уважаемые господа (коллеги)!      Глубокоуважаемый сударь!      Глибокошановний (имя и отчество)!      Глубокоуважаемый господин ...      В современной деловой переписке принято указывать звание адресата или указывать на его профессию.      Высокопоставленный господин министр!      Глубокоуважаемый (достопочтенный) профессор!      Уважаемый учитель!      Достопочтенный господин ректор!

Не следует забывать о том, что в украинском языке обращения употребляют в форме звательном падежа. Отсутствие обращения может быть истолковано как оскорбление адресата и нарушение этикета деловой переписки.

Обращение.Очень важно тщательно обдумать начальную фразу письма, от которой может многое зависеть, ведь именно он должен убедить адресата в правомерности написания письма. Если это письмо-ответ на запрос, на приглашение, письмо-благодарность, то уже в первом же предложении будет уместным вежливо выразить благодарность.

      Выражаем свою искреннюю благодарность за ...      Спасибо за письмо с советами и рекомендациями по ..      Прежде всего позвольте поблагодарить Вас за ...      Это письмо - проявление нашей благодарности за ...      Примите нашу искреннюю (искреннюю) благодарность за ...      Мы искренне благодарны Вам за то, что Вы ...      Позвольте выразить свою благодарность ...      Мы благодарны Вам за приглашение ...      Спасибо за предоставленную возможность ...

В письмо-подтверждение стоит воспользоваться такими начальными фразами:

      С благодарностью подтверждаем получение письма - ответы ...      Официально подтверждаем свое согласие на ...      В подтверждение нашей предварительной договоренности (телефонного разговора) сообщаем ...      Подтверждаем получение Вашей телеграммы ...      Мы получили Ваше письмо с уведомлением о ... и искренне Вам благодарны.

Распространенными вступительными фразами в деловых письмах есть ссылки на предыдущее письмо, телефонный разговор, событие, встречу:

      В ответ на Ваше письмо от (дата) ...      Отвечая на Ваш запрос от (дата) ...      В соответствии с пунктом заключенного соглашения.      Согласно контракту (договоренности) ..,      Ссылаясь на объявление в газете (журнале), просим Вас ...

К спонсорам, клиентов, партнеров нередко приходится обращаться с просьбами. Для их оформления немало типичных высказываний:

      Пожалуйста, сообщите нам о ...      Будем благодарны, если Вы подтвердите свое участие в ...      Обращаемся к Вам с просьбой о небольшое пожертвование в фонд ...      Просим Вас срочно оплатить счета.      Прежде всего просим сообщить ...      Мы были бы очень благодарны, если бы Вы могли сообщить о своем решении в ближайшее время.      Извините за дополнительные заботы, но не были бы Вы столь любезны дать подробные письменные объяснения по поводу ...      Просим Вас внимательно изучить наши предложения и дать окончательный ответ.

В деловом мире по различным причинам (например, вы на несколько дней задержались с ответом, не смогли вовремя выполнить заказ, поступила жалоба от заказчиков, опоздали на встречу с клиентом) иногда возникают такие ситуации, когда нужно извиниться, попросить прощения за неприятности, которых вы были адресату. В таком случае письмо следует начинать так:

      Просим извинения за досадное недоразумение, что случилось ...      Искренне просим прощения за задержку с ответом.      Просим извинить нас за невозможности своевременно выполнить Ваш заказ ...      Хотим извиниться за причиненные Вам лишние хлопоты.      Извините, нам очень неудобно, что ...      Искренне извиняемся Вас за вчерашнее опоздание на встречу.      Просим извинения за созданные Вам не по нашей вине неудобства.      Приносим извинения за лишние волнения по поводу ...

В письмах-напоминаниях, принадлежащих к психологически сложных, надо вежливо, тактично, деликатно, ненавязчиво указать на то, что срок оплаты счета истек.Такие письма следует начать так:

      Считаем своим долгом еще раз напомнить Вам о ...      Извините, что снова беспокоит вас, но мы не получили никакого ответа на письмо от (дата).      Извините, но мы хотим напомнить Вам о необходимости оплаты счета за ... Думаем, что это лишь недоразумение.      Нам очень неудобно, что вынуждены напоминать Вам о ...      Вынуждены напомнить Вам, что до сих пор не получили от Вас оплаченного счета.      Считаем необходимым напомнить Вам ...      Позвольте напомнить Вам, что ...

Иногда деликатность не дает желаемых результатов, тогда следует проявить категоричность и решительность.Это можно сделать так:

      Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры, Ваш долг не погашен, вместо этого он продолжает расти.      Считаем необходимым предупредить Вас о своем намерении разорвать контракт.      В связи с тем, что Вы, несмотря на наше настоятельная просьба погасить задолженность, и до сих пор не прислали оплаченного чека, мы вынуждены приостановить выполнение всех Ваших заказов.      Все наши попытки заставить Вас оплатить долг были напрасными, поэтому мы подаем иск в суд.

К категории сложных писем относятся письма-отказа. Если вы не можете дать положительный ответ, то сказать "нет" следует аргументировано, корректно, доброжелательно. При условии соблюдения этих советов адресат поймет, что у вас не было другого выхода.Сформулируйте отказ так:

      Мы подробно изучили предложенный Вами проект, с сожалением сообщаем, что не имеем ни малейшей возможности ...      К сожалению, мы не можем принять Вашего предложения.      Очень жаль, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу по некоторым причинам.      Жаль, но учитывая осложнение ситуации мы не может ¬ мо поддержать Вашего проекта.      Искренне сожалеем, однако сложившаяся ситуация, не позволяет нам ...      Извините, но мы не можем согласиться на ...

Завершение письмаВыбор заключительных предложений является также очень важным и зависит прежде всего от содержания письма. Можно повторить благодарность, высказанную в начале письма, или просто поблагодарить за помощь, поскольку слово "спасибо" - наиболее часто слово каждого порядочного коммерсанта, предпринимателя, банкира, каждого делового человека.

      Позвольте еще раз поблагодарить Вас ...      Хотим еще раз выразить свою искреннюю признательность.      Спасибо за помощь.      Еще раз благодарим Вас и выражаем надежду, что ...      Спасибо за ...

      Уместным и полезным конце письма есть заверение адресата как психологическое подкрепление всего высказанного в письме:      Уверяем, что Вы полностью можете рассчитывать на нашу поддержку.      Будем рады сотрудничать с Вами.      Были бы рады сотрудничать с Вами и будем ждать Вашего ответа.      Мы позвоним Вам, чтобы договориться о взаимно удобном времени для встречи.

Довольно распространенной формой конечности в деловых письмах является выражение надежды, ожидания:

      Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас.      Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодным.      Полагаем, что в будущем сможем стать Вам пригодится.      Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество.      Надеемся на установление тесных контактов между нашими учреждениями.      Надеемся получить Ваш ответ в ближайшее время.

Завершающим в письме может быть просьба:

      Просим Вас внимательно ознакомиться с ...      Просим Вас срочно сообщить (позвонить).

Конечно, будет вежливо, если в конце письма вы повторите извинения за беспокойство, задержку с оплатой или опоздание:

      Еще раз просим прощения за причиненные неудобства.      Еще раз приносим извинения за эту досадную ошибку.      Искренне извиняемся за ...

Не следует забывать о прощальную фразу. Чаще всего в письмах употребляются следующие формы:

      С уважением ...      С благодарностью и уважением ...      С уважением и наилучшими пожеланиями ...      Желаем успехов!

Если вы хотите добиться успеха, позаботьтесь о том, чтобы ваше письмо было и по содержанию, и по форме безупречным. Следует печатать письма на хорошо выполненных бланках, которые являются "визитной карточкой" вашей организации, фирмы. Дизайн и полиграфические качества - это те детали, которые будут способствовать созданию хорошего впечатления о вас и вашу деятельность. Поэтому для изготовления фирменных бланков следует использовать только высококачественную бумагу. Конверт также по дизайну должен отвечать бланковые; по размеру его необходимо подобрать так, чтобы не возникало необходимости составлять письмо больше двух раз.

Деловые письма не должны быть слишком длинными. Излагать свои соображения следует четко, по сути, лаконично.Важным условием успеха письма есть логичность и последовательность изложения. Логическая последовательность изложения достигается за счет четкого членения текста на абзацы. Выражая мнение, следует подбирать языковые средства, соответствующие нормам литературного языка и понятные для адресата. Надо следить за тем, чтобы в письме все было уместным. Следовательно, на уровень серьезного делового общения нельзя выходить, не усвоив этикета этой сферы.Помните золотое правило ведения деловой корреспонденции: вежливость, корректность, тактичность, аргументированность.

putin-2.livejournal.com