Для чего вообще необходимо архивное хранение документов? Для чего нужен архив


Для чего вообще необходимо архивное хранение документов?

Когда специалистам в сфере архивного хранения или же специалистам, отвечающим за документооборот предприятий, задаётся такой вопрос, они сначала на несколько секунд теряются, а потом начинают приводить следующие причины:

По большому счёту, все эти причины правильные:

  • архивное хранение документов нужно для того, чтобы был порядок;
  • многие документы нужно хранить потому, что этого требует государство;
  • нужно хранить документы, чтобы можно было найти их, если это надо через несколько лет;
  • если мы не займёмся архивным хранением документов, то к нам будут применены санации от госорганов.

Однако зададимся вопросом – зачем же всё же нужно архивное хранение документов? Зачем нужны правила и законы, чем они обусловлены?

Первая причина – все данные, имеющие ценность, должны сохраняться

Речь идёт далеко не только о документах, имеющих высокую историческую и культурную ценность – на практике таких всего лишь единицы. Вопрос, в первую очередь, касается самой структуры управления обществом: любые данные, необходимые для безотказной работы госаппарата должны быть защищены и доступны.

Каждая компания должна дать отчёт о своей работе

По назначению архивное хранение данных имеет много общего с бухучётом: ведь, фактически, налоговым органам нужны только финальные отчёты, но если произойдёт проверка – то понадобятся и все первичные документы. Так же и с архивами – по сути, 95% (а то и существенно большее количество) документов вообще не востребованы после помещения в архив. Однако в случае любой внештатной ситуации – от проверки до необходимости «поднять» те или иные документы для составления статистики или уточнения условий предыдущих сделок – архив просто незаменим.

Облегчите себе жизнь

Таким образом, отдавая документы в архив, вы заботитесь о том, чтобы ваша компания заняла надлежащее место в финансово-государственном обществе. Архивное хранение документов гарантирует, что ваша компания всегда сможет ответить на запросы государства, что она не будет создавать помехи в более высоких системах документооборота, а также тот факт, что в случае, если документы понадобятся частному лицу или представителю той или иной организации, не будет возникать масса ненужных спорных ситуаций.

mosarchiv.ru

зачем и для чего она нужна простыми словами

Доброго времени суток, уважаемые читатели. Представьте, вам нужно передать своему другу пачку файлов. К примеру, штук 10-15. Как он будет их скачивать, потом искать, собирать всю информацию.

Было бы неплохо, если бы для начала их можно было объединить в одну папку, вот только папки, как мы знаем, передать через интернет невозможно. Ему было бы легче искать ряд документов, относящихся к одному конкретному делу, но как этого добиться. Выход есть.

Сегодня мы поговорим о том, что такое архивация данных и для чего она нужна. На самом деле, есть множество причин создавать архивы с файлами. Обо всех полезных функциях этого занятия мы с вами сегодня и поговорим.

Терминология

Наверняка вы не раз уже натыкались на архивы и даже знаете какая программа помогает с ними работать. Я узнал о существовании этой штуке примерно тогда же, когда у меня появился мой первый компьютер. Признаюсь, я не слишком любознательный и меня совсем недавно заинтересовала тема зачем нужны архивы и архиваторы, раньше я действовал по наитию. Благо ситуация изменилась и теперь я очень часто пользуюсь этой возможностью.

Архив – это что-то вроде контейнера для нескольких файлов, который в конечном итоге сокращает его размер. Сейчас объясню все более подробно.

Преимущества

Преимущество архивов заключается в том, что совершенно не важно какого типа и размера документы вы собираетесь запаковать. Они станут единой папкой, которую без проблем можно передать другу через интернет. Вся разница в формате rar, именно он и отвечает за архивы.

Мой блог создан для новичков и мне не хочется грузить вас лишними терминами. В конце концов, лишь немногие знают как устроена лампочка, но это не мешает нам с вами ее активно использовать. Поэтому, давайте только об основном и важном.

Даже файл большого размера передастся быстро и не отнимет много сил и времени, если вы используете архив. Было несколько файлов в разных форматах, стал один и в rar. Другу не придется искать все документы, относящиеся к вашему делу по папке «Загрузки». Он просто откроет архив и вуа-ля. Они предстанут его вниманию во всей красе.

Вам и самому будет намного проще найти на компьютере все документы, относящиеся к диплому, отчету за январь или конкретной статье в блог.

Если я пользуюсь услугами копирайтеров, то обычно прошу скидывать ТЗ, сам текст и картинки для публикации единым архивом. Это позволяет сократить время на поиски всех нужных файлов, относящихся к конкретной статье.

Еще одно преимущество архивов – они немного уменьшают конечный размер папки.

Виды архивов

Если архив запакован и находится в формате exe, то при его включении он сразу же автоматически и самостоятельно восстановится в виде папки, загрузится в том самом виде, в котором его запаковали на другом компьютере. Это называется самораспаковывающийся архив.

Если вы хотите передать своему другу объемный сайт или другую внушительную информацию, то ее можно разделить на несколько частей, разложить по флешкам или компакт-дискам и отдать, чтобы тот сам объединил информацию на своем компьютере. Это не займет много времени, а вам не придется искать носитель необходимого размера. Это называется многотомный архив.

Если у вас есть конфиденциальная информация и вы боитесь, что кто-то сможет случайно на нее наткнуться, то можно поставить пароль на архив. В этом случае, папка откроется только после того, как будет введен секретный код.

Во всех остальных случаях, для создания самых надежных паролей и их хранения я советую программу Roboform. Она сама создает сложные шифры, состоящие из 13-20 символов, которые невозможно предугадать и хранит их в надежном месте, до которого непросто добраться хакерам, а также эта программа сама автоматически вводит пароли, как только «видит» знакомый сайт или интерфейс, заходите ли вы с мобильного, планшета или другого гаджета. Очень удобно.

В принципе, вещь стоящая, но, когда дело касается архивов, вам придется самостоятельно записать и запомнить пароль, чтобы избежать нелегального вмешательства в вашу личную информацию с вашего же компьютера.

Технология

К сожалению, в операционных системах, типа windows 7 и выше не стоят по умолчанию программы для создания архивов. Вам придется скачать программу. Самая популярная из них – WinRAR и загрузить ее можно с официального сайта win-rar.ru.

Лицензия стоит 29 долларов для 1 компа, но существует скидочная система при приобретении нескольких утилит. Узнать подробности вы можете все там же, на официальном сайте. Программа переведена на русский и еще множество языков. Ее популярность не знает границ и используется по всему миру.

После установки она встроится в большинство стандартных функций. К примеру, открываю папку, выделяю несколько файлов и нажимаю правую кнопку мыши. Можно сразу создать архив с именем по умолчанию статьи.rar, а можно выбрать функцию add to archive. С первой опцией все вроде бы понятно, так что выберу вторую.

Можно самостоятельно задать название (цифра 1), выбрать место, куда сохранится новый архив (цифра 2), подобрать лучший размер (3), а также установить пароль на папку (цифра 4).

Как вы видите, после запаковки все файлы остаются в том же виде на вашем компьютере, но создается еще и дополнительный архив. В нем хранятся эти же файлы.

Вы можете открыть его и посмотреть всю информацию.

Эти простые действия помогут вам увеличить пространство на жестком диске, привести в порядок и организовать работу на компьютере.

Если вас интересуют и другие методы оптимизации и увеличения собственной продуктивности работы за компьютером, могу посоветовать курс Евгения Попова.

В нем собраны лучше советы и программы, которые помогут быстрее и качественнее совершать различные действия и быть профессионалом даже в мелочах. Мастерски выполнять работу и юзать самые популярные программы, как это делают специалисты. Что называется, использовать ноутбук на полную мощность.

Вот в принципе и все. Если вам понравилась эта статья, не забывайте подписываться на рассылку, чтобы узнавать больше интересной информации. До новых встреч и удачи в любых начинаниях.

start-luck.ru

ДЛЯ ЧЕГО НУЖНЫ АРХИВЫ. 21.by

Вы живем, и  в нашей жизни постоянно происходят изменения: рождаются наши дети, умирают близкие нам люди, меняется работа и место жительства, мы строим новые дома и сажаем на своих участках деревья. Все это в современном мире фиксируется на бумаге. Не все документы человек может сохранить в течение длительного времени. И здесь на помощь приходят архивы. В учреждение «Зональный государственный архив в г. Мозыре» ежегодно поступают запросы и заявления от физических и юридических лиц по вопросу наведения справок, подтверждающих трудовой стаж и размер заработной платы, имущественные и наследственные права граждан, проживание в населенных пунктах, состав семьи, пребывание в детских домах и многим другим вопросам, связанным с обеспечением прав и законных интересов граждан.Какие же документы хранятся в архиве, по каким вопросам и куда необходимо обращаться, чтобы получить интересующий ответ? Об этом рассказывает заведующий отделом информации и ис¬пользования документов зонального госархива Е.В. Домашкевич:«На хранении в зональном госархиве  г. Мозыря находятся докумен¬ты семи районов бывшей Полесской области: Мозырского, Калинковичского, Ельского, Наровлянского, Петриковского, Лельчицкого и Житковичского, а также документы за довоенный период бывших Комаринского, Василевичского, Туровского и Домановичского рай¬онов, начиная с 1917 года.Документы учреждений и организаций по личному составу (приказы, распоряжения, лицевые счета, ведомости по зарплате, личные де¬ла работников и др.) хранятся 75 лет. Поэтому запросы и заявления о наведении справок о работе, учебе и т.д. необходимо направлять в пер¬вую очередь в соответствующую организацию. При ликвидации организации необходимо искать правопреемника или обращаться в вышестоящее учреждение, и только при отсутствии там необходимых доку¬ментов вы приходите в государственный архив.Если Вам необходимо навести справку о дате, месте рождения, бракосочетания, смерти, обратитесь в органы записи актов гражданского состояния по месту рождения. При отсутствии таких данных в отделах ЗАГСа граждане, которые родились в сельской местности, могут обратиться в сельские Советы по месту рождения, где найдут все необходимые сведения в похозяйственных книгах (частично похозяйственные книги сельских Советов, начиная с 1944 г., находятся на хранении в госархиве г. Мозыря). При отсутствии похозяйственных книг или записей в них необходимо обратиться в областной архив ЗАГСа (ул. Крестьянская, 20, 246050, г. Гомель), где находятся архив¬ные записи за довоенные и послевоенные годы.Сведения о выделении жилых помещений, приватизации, обмене квартир, выделении земельных участков под строительство жилых до¬мов, гаражей и мн. др. находятся в документах городских, районных и сельских исполнительных комитетов, хранящихся в Мозырском госар¬хиве.Договоры купли-продажи, дарения, нотариально заверенные завещания граждан, свидетельства о праве наследования имущества за 1949-1952 гг. находятся на хранении в госархиве. Все остальные документы хранят¬ся в нотариальной конторе Наровлянского района.Гражданские и уголовные дела, определения и приговоры по ним Народного суда Наровлянского района за 1944-1960 гг. находятся на хранении в госархиве. Все остальные документы хранятся в суде Наров¬лянского района.Чтобы получить сведения о погибших, пропавших без вести военнослужащих Советской армии в годы ВОВ и после нее, сделайте запрос в центральный архив Министерства обороны Российской Федера¬ции (ул. Кирова, 74, 142100, г. Подольск, Московская область).О службе и работе в воинских частях на территории Беларуси об¬ращайтесь в центральный архив Министерства обороны Республики Беларусь (ул. Кулешова, 1а, 220118, г. Минск).Сведения об участии в ликвидации последствий на Чернобыльской АЭС можно получить в Департаменте по ликвидации последствий катастрофы на Черно¬быльской АЭС Министерства по ЧС РБ (пр-т Победителей, д. 23, корп. 1, 220004, г. Минск).Сведения об участии в партизанском движении в годы ВОВ на территории Беларуси можно найти в государственном учреждении «Национальный архив Республики Беларусь» (пр-т Независимости, 116, 220114, г. Минск) и учреждении «Государственный архив обще¬ственных объединений Гомельской области» (ул. Крестьянская, 14, 246050, г. Гомель).Чтобы узнать сведения о нахождении в фашистских концлагерях и на принудительных работах в годы ВОВ, необходимо направить запрос в государственное учреждение «Национальный архив Республики Беларусь» (пр-т Не¬зависимости, 116, 220114, г. Минск), или в учреждение «Государст¬венный архив Гомельской области» (8-й переулок Ильича, 26-а, 246042, г. Гомель). В документах зонального госархива г. Мозыря име¬ются списки граждан, расстрелянных, повешенных и замученных немецко-фашистскими захватчиками, а также насильственно угнанных в Германию.На хранении в госархиве г. Мозыря имеются документы, подтверждающие факты репрессий в 1920-1932 гг. Для получения сведений о ссылке, высылке, направлении на спецпоселение вследствие раскулачи¬вания, реабилитации лиц, подвергнутых в административном порядке к принудительному труду в условиях ограничения свободы, обращайтесь в УКГБ РБ (пр. Скорины, 17, 220623, г. Минск,) в УКГБ Гомельской об¬ласти (ул. Билецкого, 1, 246701, г. Гомель), в информационно-аналитические управления МВД (УВД облисполкомов).О нахождении и воспитании в детских домах есть сведения в управлении образования Гомельского облисполкома (ул. Крестьянская, 14, 246050, г. Гомель) или в районных отделах обра¬зования. В архивных документах г. Мозыря имеются частичные списки воспитанников детских домов Полесского региона за 1944-1961 гг.Исторические сведения до 1917 года можно найти в государственных учреждениях: «Национальный исторический архив Белару¬си» (ул. Кропоткина, 55, 220002, г. Минск), государственное учреж¬дение «Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно» (пл. Тизенгауза, 2, 230023, г. Гродно).В учреждении «Зональный государственный архив в г. Мозыре» запросы о подтверждении трудового стажа и заработной плате, о пребывании в детских домах, насильственном угоне в Германию в годы ВОВ и ряд других исполняются бесплатно (оплачиваются только услуги за оформление заявления и печатание справки). Все остальные катего¬рии справок биографического и имущественного характера исполняют¬ся на платной основе. Стоимость такой справки составляет 17 240 руб¬лей.Если Вам нужна справка, подтверждающая Ваши права и закон¬ные интересы, на помощь придут сотрудники архива, помогут в розыске документов и дадут необходимые рекомендации.При личном обращении в архив гражданам необходимо при себе иметь документ, удостоверяющий личность. В своем заявлении, направленном в адрес архива, гражданам необходимо указать фамилию, имя, отчество, на кого запрашивается справка (женщинам — указать добрачную фамилию), год рождения, название учреждения или организа¬ции, в которой работали, период работы и должность или другие сведе¬ния, необходимые для наведения справки, а также адрес проживания. Для подтверждения сведений о трудовом стаже и заработной плате необходимо наличие ксерокопии трудовой книжки. Госархив принимает заявления граждан и по телефону.Обращайтесь к нам, и мы сделаем все в пределах наших возможностей.Наш адрес: ул. Октябрьская, 2, г. Мозырь. Учреждение «Зональ¬ный государственный архив в г. Мозыре», тел. 8-02351-7-75-96 (отдел информации и использования документов)».Елена МИХАЙЛОВА

 

Теги: Гомель, Гродно

 

 

Чтобы разместить новость на сайте или в блоге скопируйте код:

На вашем ресурсе это будет выглядеть так

Вы живем, и в нашей жизни постоянно происходят изменения: рождаются наши дети, умирают близкие нам люди, меняется работа и место жительства, мы строим новые дома и...

 

news.21.by

Для чего архивируют файлы | Просто и Понятно

Архивация будет незаменима для тех, кто активно работает с различными файлами, часто пересылая их, а так же для тех, кто мучается от недостатка места на жестком диске, давайте разберемся, что же такое архивация, для чего она нужна.

Что такое архивация

Архивация данных позволяет сохранить любое количество файлов в один элемент — архив. Последний напоминает папку, которая сжимает размер содержимого.

То есть архивация выполняет две основные функции:

  1. Уменьшает размер файлов и папок 
  2. Упаковывает любое количество файлов и папок в один элемент — архив (содержимое не смешивается в кашу, данные не теряются и не ломаются)

Архив может выглядеть по-разному, в зависимости от установленной программы, которая открывает архивы. Самая распространенная программа — WinRAR, значок такого документа выглядит следующим образом:

значок архива

Для чего архивируют файлы

Экономия места

Если у Вас жесткий диск недостаточно большого объема и постоянно не хватает места, попробуйте хранить файлы, которые жаль удалять, в архивах. Например, рабочие документы, которые лежат на всякий случай. Помещенные в архив файлы не удаляются с их обычного места на компьютере, поэтому если хотите сэкономить место, смело стирайте их, оставляя только архив, его можно распаковать в любое время.

Важно помнить, что не все файлы сжимаются со значительной экономией, например, размер фотографий уменьшается с каждых 100 Мб всего на несколько Мб. Но документы MicrosoftWord или сохраненные файлы графического редактора Adobe Photoshop сжимаются значительно: с пятидесяти Мб до трех Мб. Музыкальные и видеофайлы так же сжимаются незначительно, но если их количество внушительно, то можно и добавить в архив.

Пересылка файлов

Передавая файлы в интернете, например, по электронной почте или в программе skype, мы не можем прикрепить к сообщению всю папку, а только отдельные фотографии или документы. Поэтому крайне удобно делать из множества элементов один файл для передачи, здесь-то и приходит на выручку архиватор. Например, можно всю папку «Фото из отпуска» переслать одним разом, создав из них единый файл — архив. Да еще и передача его в сети будет быстрее, чем обычно, потому что размер стал меньше.

Защита данных

В прошлом уроке мы разбирали скрытые папки и объяснили, что личную информацию хранить там не стоит, поскольку спрятанные файлы могут быть легко обнаружены, как программами, так и вручную. Если Вам нужно скрыть файлы от чьих-то глаз, то архивация файлов с последующим наложением пароля, будет отличным решением. Большинство программ-архиваторов имеют эту функцию и без труда можно задать пароль, который защитит необходимые данные. Серьезно отнеситесь к выбору пароля в этом случае, он не должен быть слишком простым и очевидным, но важно запомнить его, потому что никаких путей восстановления с секретными вопросами не будет. Этот способ тоже не идеальный, в сети все чаще появляются программы, которые могут подбирать пароли и взламывать архивы.

Архивация файлов очень полезная функция, к сожалению, удобной стандартной программы, то есть такой, которая устанавливается сразу с операционной системой, нет и её нужно будет скачивать отдельно, об этом мы поговорим в следующем уроке

Делитесь знаниями с друзьями!

prosto-ponyatno.ru

Для чего нужно архивное хранение документов?

Законодательная база

Хранение материалов в архивах обуславливается следующими документами:

  • Закон «Об архивном деле», который был принят в 2004 году;
  • Одобренные правила Российского архива, начиная с 2002 года;
  • Указание №558, которое имеет силу с 2010 года;
  • Приказ Министерства финансов №105.

Мероприятия по организации хранения архивных данных

В архиве могут храниться государственные, бухгалтерские, и другие виды документов. Данные могут храниться в архивах определенный период времени. Для того чтобы узнать, сколько может храниться в архиве тот или иной документ, необходимо посетить сервис, который называется «Архивист Online». Здесь документы ищутся на основе трех основных параметров. Стоит отметить, что документы можно хранить не только в рукописном виде, но и в виде электронного файла.

Как правило, любой документ в архиве храниться не более пяти лет. Но бывают такие документы, которые хранятся вечно, то есть не подлежат утилизации. Это могут быть документы, в которых указана информация о людях, которые работали на том или ином месте несколько лет назад. На бухгалтерские документы распространяется отельное правило: хранение таких бумаг может превышать десять лет.

Когда предприятие ликвидируется, то владелец обязан передать все данные о компании в частный или государственный архив. Это обязательное условие, без которого невозможно ликвидировать предприятие. Дело в том, что окончательную ликвидацию предприятия фиксирует акт. Но он не будет подписан, если данные не передадут в архив. Никто не имеет права забрать у хозяина предприятия документы до тех пор, пока оно работает. Однако если наблюдается распад организации, то государство берет на себя обязанность сохранности документации.

Когда организовывают архив?

Запрещается обустраивать архивы в зданиях, которые не соответствуют пожарной безопасности. Это деревянные постройки. В помещении должна быть соответствующая атмосфера: не должно быть влаги, печного отопления. Все это может стать причиной порчи данных.

Чаще всего архивные здания стоят отдельно от других помещений. Нельзя обустраивать рядом с архивом места общественного питания. Кроме того, нельзя размещать рядом предметы и приборы, которые могут стать причиной пожара.

При выборе помещений для архивов нужно иметь в виду, что все хранилища делятся на:

  • архивы временного хранения данных;
  • архивы с документами, которые используются очень часто;
  • архивы долгого хранения документов;
  • помещения, где работают архивные сотрудники.

Функции архивов

Каждый архив обладает определенными функциями. Итак, перечислим их.

  1. Создание списков сотрудником архива. В списке отмечается, к какому структурному подразделению относится организация.
  2. Прием документов от любых организаций.
  3. Постоянное ведение отчетности о сохранности данных, которые хранятся.
  4. Своевременное оповещение лиц, передавших документы на сохранение, о сохранности данных.
  5. Ведение отчетности, которая показывает, для каких целей использовался тот или иной документ.
  6. Постоянный контроль по заполнению документов.
  7. Постоянное повышение квалификации архивных сотрудников.

Сколько хранятся документы в архиве?

Существуют определенные нормативные акты и законодательство, согласно которому тот или иной документ имеет свой срок хранения в архиве. К примеру, документы, которые несут в себе информацию о финансовых отсчетах, могут храниться в архивах более десяти лет.

Существует целый ряд документов, которые могут храниться более 10 лет:

  • отчетность бухгалтера о работе предприятия за год;
  • декларации о налогах;
  • книги учетов техники безопасности на предприятии каждого сотрудника;
  • статистика, которая формируется на предприятии в течение года.

Существуют документы, срок хранения которых не превышает пяти лет. Это:

  • отсчеты предприятия по деятельности за квартал;
  • планы счетов предприятия;
  • книги, в которых записаны все покупки, совершаемые компанией;
  • первичные документы;
  • журнал о выдаче заработной плате сотрудникам;
  • документы о дебиторской задолженности;
  • данные об инвентаризации предприятия;
  • прочая документация, которая каким-либо образом связана с работой предприятия и его сотрудниками.

В архивах могут храниться документы, которые запрещается уничтожать до 75 лет.

Учет и хранение документов в архиве

Существует ряд законов и нормативных актов, которые гарантируют сохранность документов в архиве.

  1. Закон «Об архивном деле».
  2. Закон, подтверждающий ведение бухгалтерского учета.
  3. Законы, которые регламентирую сроки хранения тех или иных документов в архиве.
  4. Закон об организациях с ограниченной ответственностью.

Документы обязательно должны храниться в архиве, о деятельности которого уведомляется предприятие.

Правила хранения документов в архиве

Разработаны специальные правила, по которым документы принимаются и хранятся в архивах. Итак, вот некоторые из правил.

  1. Специальный световой режим. Он указывает на то, что в архиве должно быть выполнено специальное освещение. Так, документы не должны храниться на прямых солнечных лучах. Поэтому чаще всего файлы располагают в северной части помещения. Используются искусственные лампы накаливания. В архив не должен проникать дневной свет.
  2. Температурный режим. Температура и влажность – это основные показатели в архивных помещениях. Резкие перемены этих данных приведут к быстрой порче данных, которые хранятся в архиве. С помощью особых приборов два раза в неделю проверяются показатели влаги и температуры. Для поддержания нужного микроклимата можно установить кондиционер.
  3. Санитарный режим архива. В помещении, где хранится большое количество важных документов, постоянно должна быть чистота. Нужно внимательно следить, чтобы не образовывалась плесень, и не заводились мыши или крысы. Для этого важно обеспечить герметичность архива. С полок убирается пыль раз в год. Периодически выполняется влажная уборка и проветривание.
  4. Надлежащий уровень охраны. Для того, чтобы архивную документацию не украли злоумышленники, нужно обеспечить надежную охрану круглосуточно.

Как передают документы в архив на сохранение?

В архив документы передаются от предприятий в порядке общей очереди. Для этого сотрудники хранилища разрабатывают графики приема документов. На их основе представитель предприятия согласовывает дату сдачи документов в архив.

Обязательно должен присутствовать человек, который отвечает за передачу данных в архив. При передаче документации на хранение определяют сроки хранения. Как уже упоминалось, они могут варьироваться от одного года до 75 лет.

Как подготовить документы для сдачи в архив на хранение?

Для каждого предприятия имеется свой срок для передачи документов в архив. Стоит отметить, что подготовку документов перед сдачей в архив выполняет специально созванная комиссия. Она должна состоять из трех – пяти человек. Разработаны некоторые этапы подготовки документов перед сдачей на хранение в архив:

  • оформление соответствующего акта;
  • проведение экспертизы, которая определит ценность передаваемых на хранение документов;
  • подготовка акта, в котором будет указано, какие бумаги нужно уничтожить;
  • создание описания каждого дела.

Экспертиза проводится на основании документов, которые утверждают сроки хранения той или иной информации. Необходимо внимательно анализировать каждый документ.

В комиссию входят лица, которые составляют совещательный орган. Решение комиссии выдается в виде акта. Руководитель комиссии ставит на нем свою подпись. Заседание комиссии проводится не чаще, чем два раза в год.

После того, как комиссия завершит описание каждого документа, можно приступать к отбору бумаг, которые подлежат утилизации. Все уничтоженные документы вносятся в акт, под которым ставятся подписи участников комиссии. В конце руководитель организации ставит свою подпись.

Архивные документы и их классификация

Все документы, которые будут отправлены в архив, нуждаются в классификации. Так, документы можно разделить на две группы.

  1. Документы временного хранения.
  2. Документы, которые передаются на постоянное хранение.

Временные документы хранятся не более 10 лет, а те, которые принято сдавать на постоянное хранение – примерно 75 лет.

Прежде чем передать в архив документы постоянного хранения, их нужно обработать.

Документы временного хранения:

  • отпускные приказы;
  • командировочные;
  • договоры, подписанные юридическими лицами;
  • бухгалтерские учеты;
  • путевые листы;
  • прочее.

На длительное хранение в архив передаются такие документы:

  • журнал, в котором зарегистрированы все приказы начальства предприятия;
  • расписание работы сотрудников;
  • акты, подтверждающие уничтожение документов или причину их утраты;
  • смета за год/квартал;
  • тарифы на выпускаемую продукцию;
  • книга учетов акций предприятия;
  • прочая документация.

Для того чтобы доверенное лицо могло взять на временное пользование документ из архива, руководитель предприятия должен выдать доверенность. В том случае, если документ подкреплен в общее дело, то отдельно его не получится взять из архива.

Вывод один: абсолютно все документы предприятия передаются на хранение в архив. Это необходимо для того, чтобы в любой момент можно было узнать информацию о том, каковой была деятельность компании 10, а может и 30 лет назад. Все документы должны храниться на основании перечисленных законодательных норм.

goldensklad.com

Что такое архиватор и для чего его используют?

В статье рассказывается о том, что такое архиватор, зачем он нужен, как работает и какие типы файлов лучше всего сжимает.

Начало цифровой эпохи

Когда-то давно люди всерьез рассуждали о том, что обычному человеку незачем иметь дома компьютер. К счастью, с развитием информационных технологий размер ЭВМ существенно уменьшился, а производительность, наоборот, выросла, как следствие, повысился круг задач, с которым устройство может справиться. В наше время компьютеры или их аналоги есть почти у всех: планшеты и смартфоны. Последние, конечно, являются телефонами, но могут и называться карманными компьютерами, так как выполняют почти те же самые функции, помимо звонков.

Постепенно возникла необходимость в переносе информации с одного компьютера на другой, в этом помогали гибкие дискеты, лазерные диски, а затем и флешки с картами памяти. Но так было не всегда, долгое время единственным способом было прибегнуть к тем самым дискетам, но размер их смехотворно мал, по сравнению с современными носителями информации. К тому же росло и количество пользователей Интернета, а в те времена он был медленным и дорогим. И в конце концов, появился целый ряд программ, которые могли архивировать файлы, значительно уменьшая их объем. Так что такое архиватор?

Определение

что такое архиватор

Архиватор – это программа, которая осуществляет сжатие одного или множества файлов с последующей упаковкой в архив. Говоря более простым языком, она может как уменьшить размер одной песни или текстового документа, так и сделать это с несколькими, создав архив - один файл из множества, который потом можно распаковать и на выходе получить исходную информацию до упаковки и сжатия. Отвечая на вопрос, что такое архиватор, также стоит упомянуть и то, что идеальных алгоритмов сжатия не существует, и нельзя, к примеру, фильм размером 5 Гб сжать до 1 Гб. Вернее, как раз-таки можно, но качество его будет на выходе в 5 раз хуже соответственно.

К тому же не все файлы поддаются нормальному сжатию для уменьшения размера. К примеру, наиболее хорошо обрабатываются текстовые и бинарные, а вот видео и музыка «вес» свой меняют незначительно. Так что теперь мы знаем, что такое архиватор.

Также стоит помнить, что сжатые и упакованные файлы на выходе представляют собой особый цифровой архив, который открыть можно только точно такой же программой или же сторонними, если их алгоритмы работы схожи. Но в настоящее время почти все поддерживают форматы друг друга. К примеру, архиватор rar-формата способен открыть файлы и ряда других: Zip, 7z, Tar, Wim и прочие.

Где скачать

архиватор rar

Большинство архиваторов распространяются на бесплатной основе либо же по условно-бесплатным моделям. Найти их не составит труда на официальных сайтах разработчиков или же сторонних. Но в последнем случае есть опасность скачать файл, зараженный вирусами. К тому же некоторые сайты практикуют своеобразную шутку – программа для архивации, в свою очередь, уже упакована архиватором, для открытия которой нужен уже инсталлированный архиватор. Наиболее популярный архиватор rar-формата - это WinRar.

Мобильные ОС

С развитием всевозможных портативных устройств, таких как смартфоны и планшеты, постепенно стали появляться предназначенные для них архиваторы либо адаптированные «компьютерные». Принцип работы ничем не отличается от других, все то же сжатие данных и упаковка. К слову, отвечая на вопрос, что такое программа архиватор, стоит упомянуть, что сжатие как таковое не является обязательным атрибутом. Порой возникают ситуации, когда множество файлов нужно просто объединить для удобства в нечто единое, к примеру, тот же архив, а не возиться при пересылке с каждым по отдельности.

Набор утилит

что такое программа архиватор

В наше время хоть и пропала острая необходимость экономить интернет-трафик или место на жестком диске, тем не менее архиватор является важной частью набора необходимых для работы программ и утилит. Связано это с тем, что многие виды софта, книг и прочего до сих пор распространяются по сети в сжатых архивах. Сделано это также для удобства, дабы не возиться и не скачивать десяток мелких файлов, а загрузить все и сразу. Поэтому на вопрос, что такое архиватор в компьютере, ответ простой – это важная программа для сжатия и упаковки файлов, обойтись без которой тяжело.

Самые популярные

что такое архиватор winrar

Архиваторов очень много, делятся они как по алгоритмам работы, так и по модели распространения, но большинство из них бесплатны, если вести речь о домашнем пользовании. В случае коммерческого, лицензию все же необходимо будет приобрести. Одной из самый популярных программ является WinRar. Что такое архиватор WinRar?

Это очень простая и известная программа, первая ее версия увидела свет в далеком 1995 году, и с тех пор программное обеспечение безостановочно развивается, добавляются новые функции и методы сжатия.

Популярность она завоевала простотой, интуитивно понятным интерфейсом и одним из лучших показателей соотношения скорости-сжатия. В простонародье именуется "вин-архиватор". Есть также версии для всех популярных мобильных ОС, Linux и Mac OS.

ZIP

то такое архиватор в компьютере

В операционных системах семейства Winows есть также некое подобие архиватора. Найти его можно, если нажать ПКМ на файле или папке и выбрать пункт «Отправить…», далее найти вариант «Сжатая ZIP-папка». Но большой популярностью эта функция не пользуется, так как серьезно ограничен в возможностях подобный архиватор. Windows, к примеру, не дает выбрать методы сжатия, варианты разбивки на тему и прочее, но для некоторых функций этот встроенный софт все же пригоден. Так что теперь мы знаем, что это за программа и для чего она нужна.

fb.ru

Для чего нужен архиватор и как им пользоваться?

В сегодняшней статье речь пойдёт о так называемых программах-архиваторах. Мысль написать подобную инструкцию возникла уже давно, поскольку часто на просторах интернета и в реальной жизни встречаю людей, имеющих очень низкий уровень владения компьютером. Кто-то не знает как отправить файлы по электронной почте, кто-то не умеет устанавливать и настраивать антивирусы, кто-то не может создавать скриншоты, ну а кто-то не знает, как распаковать архивированные файлы, да и вообще не понимает, что такое архиваторы. Многие из подобных тем уже рассмотрены на данном блоге, а остальные постепенно будем раскрывать. И вот сегодня у меня как раз одна из таких тем. Уметь пользоваться архиваторами очень важно при работе на компьютере! Потому что, не умея устанавливать архиватор и распаковывать им файлы, вы, соответственно, не сможете открыть такие форматы файлов, как «RAR», «7Z», «GZIP» и другие. А в таких архивах вам могут прислать и фотографии, и видео, и документы, и вообще какие-угодно файлы, с которыми ничего не сможете сделать, если не знаете как работать с архивами. Поэтому, если такие трудности у вас вдруг возникают, то рекомендую прочитать данный материал и больше проблем с архивами у вас возникать не будет! :)

Что такое архиваторы?

Архиватор – это программа для одновременной упаковки одного или любого другого количества файлов с целью удобства их копирования, отправки, хранения. Архиваторы также позволяют за счёт выбранного метода сжатия, уменьшить размеры файлов, которые добавляются в архив. Ещё одной полезной функцией многих архиваторов является возможность установить пароль на создаваемый архив, после чего пользователь не сможет открыть ни один из файлов, содержащихся в архиве и, тем более, не сможет извлечь из него эти файлы.

Наиболее популярными из них являются:

  1. Стандартный архиватор – ZIP, который встроен во все версии операционной системы Windows. В Windows его можно найти через контекстное меню проводника, т.е. щёлкнуть правой кнопкой мыши в любом окне проводника, выбрать «Создать» и затем «Сжатая ZIP-папка»:

    Данный встроенный в Windows архиватор не имеет никаких настроек. Целесообразности применения такого архиватора я не вижу. Он не умеет распаковывать ни один из других форматов архивов, кроме «ZIP». Пожалуй, единственная причина его применения, которая приходит в голову – необходимость распаковать архив формата ZIP, когда любой другой полноценный архиватор ещё по какой-либо причине не установлен на компьютер

  2. Очень популярный архиватор под названием WinRAR. Официально является платным и имеет 40 дней пробного использования.

    Из положительных сторон архиватора выделю удобство использования, понятный интерфейс и настройки, возможность работать со всеми видами архивов.

    Минус, пожалуй, один и довольно заметный – архиватор официально является платным и в случае использования его более 40 дней, будут постоянно надоедать всплывающие окна с просьбой купить продукт WinRAR и тем самым поддержать разработчиков для выпусков качественных обновлений. Если не покупать, то можно продолжать сколько угодно использовать WinRAR, просто закрывая подобные окна о покупке лицензии.

  3. Не менее популярный архиватор под названием 7-Zip. Данный архиватор является полностью бесплатным и никогда не будет вас беспокоить сообщениями о необходимости совершить покупку лицензии. Бесплатная версия – уже лицензия :)Интерфейс архиватора менее удобен и красив чем у вышеупомянутого WinRAR, но зато сам архиватор бесплатен, умеет работать со всеми типами архивов, имеет лучшую степень сжатия чем WinRAR.

    В целом он ничем не уступает известному WinRAR и даже превосходит его!

Я лично использую архиватор 7-Zip и вам рекомендую его использовать, хотя бы даже потому, чтобы не чувствовать, что вы нарушаете какое-то соглашение WinRAR, пользуясь им постоянно бесплатно.

И поэтому ниже я расскажу, как установить, настроить и пользоваться бесплатным полноценным архиватором 7-Zip, а также тем, который встроен в Windows

Установка архиватора 7-Zip

Установка архиватора проста и понятна, но всё же разберём этот процесс по шагам:

  1. Первым делом необходимо скачать архиватор. Сделать это можно прямо с официального сайта. Поэтому переходим по ссылке:

    7-zip

  2. Теперь вам необходимо скачать нужную версию архиватора: для 64-разрядной Windows или для 32-х. Перед этим соответственно нужно определить, какая версия Windows у вас установлена: 64 битная или 32-х битная.

    Определить какая у вас версия не сложно. В системах Windows Vista, Windows 7 или Windows 8, нужно перейти в Панель управления (Меню «Пуск > Панель управления». Или «Пуск» > и в поиске набрать «Панель управления») и открыть раздел «Система и безопасность»:

    В следующем окне выбираем пункт «Система»:

    И уже в этом окне, рядом с надписью «Тип системы», вы можете видеть какой разрядности установленная у вас на компьютере операционная система Windows:

    Если у вас ещё установлена Windows XP, которую я рекомендую поменять на более новую, то там проверить разрядность также просто. Нужно открыть меню «Пуск», далее щёлкнуть правой кнопкой мыши по значку «Мой компьютер» и выбрать свойства:

    Далее открыть вкладку «Общие» (должна быть сразу открыта) и посмотреть, что написано справа в разделе «Система». Если там нет информации о разрядности, значит у вас 32 разрядная версия Windows:

    Если же среди тех надписей имеется пункт «64-битная версия» (или аналогичная на английском языке), то, соответственно, ваша Windows XP – 64-х разрядная.

    Итак, с разрядностью определились, переходим к скачиванию.

  3. На странице скачивания щёлкаем по ссылке «Download» напротив версии архива под вашу операционную систему (32 или 64 бита):

    Две ссылки, расположенные ещё ниже под другим заголовком, не трогаем. Это бета версии архиваторов, т.е. – ещё не оптимизированные и не до конца проверенные.

    Сразу же после клика по ссылке загрузки, откроется новое окно и начнётся автоматическое скачивание архиватора. Если автоматического скачивания не произошло, то кликните по одной из двух ссылок, отмеченных на изображении ниже:

  4. Теперь находим на компьютере скачанный установочный файл архиватора и запускаем его двойным кликом:

  5. В появившемся первом окне установщика нажимаем кнопку «Next»:

  6. Далее соглашаемся с условиями соглашения поставив галочку и продолжаем, нажав «Next»:

  7. В следующем окне нам даётся возможность выбрать какие компоненты будут установлены с архиватором. Ничего лишнего установщик не предлагает поэтому ничего не настраиваем и снова нажимаем «Next» для продолжения:

  8. На последнем этапе нажимаем единственную кнопку «Install» для начала установки:

  9. Начнётся быстрый процесс установки. Если в ходе установки выскочит окно системы с просьбой подтвердить ваши намерения (см. изображение ниже), то смело подтверждаем, нажав кнопку «Да»:

  10. После завершения установки нажимаем «Finish»:

Всё, архиватор 7-Zip установлен на ваш компьютер! Если вы всё сделали правильно, то архиватор установится уже на русском языке, но для того чтобы языковые настройки применились ко всем областям программы, необходимо перезагрузиться компьютер. Иначе контекстное меню (т.е. то, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши по файлу) может быть на английском языке. Итак, перезагружаем компьютер…

Теперь рассмотрим основные возможности архиватора 7-Zip и главное – как им пользоваться.

Работа с архиватором 7-Zip

Как правило, вам даже не потребуется специально открывать установленную программу 7-Zip, потому что самые нужные действия с ней вы будете выполнять прямо из контекстного меню при работе с архивами. Открывать специально 7-Zip может потребовать лишь для его настроек, по которым мы пробежимся ниже.

Рассмотрим некоторые полезные настройки в программе 7-Zip, которые могут пригодиться.

Настраиваем архиватор 7-Zip

В первую очередь, если у вас Windows Vista, 7 или 8, то чтобы все настройки архиватора всегда сохранялись, нужно настроить его на запуск от имени администратора. Можно постоянно запускать программу от имени администратора, но настроить на автоматический запуск с полными правами всё же удобнее.

Настраиваем 7-Zip на запуск от имени Администратора для корректного сохранения настроек программы:

Если вы работаете на Windows XP, то данные шаги выполнять не нужно!

  1. Находим ярлык программы 7-Zip (например, в меню «Пуск», где расположены ярлыки всех программ), щёлкаем по нему правой кнопкой мыши и выбираем «Свойства»:

  2. Переходим на вкладку «Совместимость» и ставим галочку «Выполнять эту программу от имени администратора». Затем нажимаем кнопку «Применить» и после этого «ОК» для сохранения настроек и выхода:

Всё, теперь программа-архиватор 7-Zip всегда будет запускаться с полными правами и настройки в ней будут успешно сохраняться.

Изменение языка программы

Первое, из-за чего могут понадобиться настройки архиватора – язык программы. Может получиться так, что даже после перезагрузки компьютера, архиватор частично сохранит английский язык.

Для начала просто откроем контекстное меню и проверим, установлен ли русский язык для нашего архиватора в данном меню. Для этого щёлкаем правой кнопкой мыши по любому из файлов (даже не важно архив это или нет), затем выбираем пункт «7-Zip» и смотрим на каком языке у вас второе распахнувшееся меню:

Если оно на русском, как показано на изображении, то хорошо и ничего делать не нужно :) Если же оно на английском и вы точно перезагружали компьютер после установки, то необходимо проверить настройки, что мы сейчас и проделаем:

  1. Открываем программу 7-Zip. Найти её можно в списке всех программ Windows: Пуск > Все программы или же через поиск. В программе переходим в меню «Сервис» и выбираем «Настройки»:

  2. В открывшемся окне переходим на вкладку «Язык», и смотрим, какой язык установлен ниже. Наверняка, какой-нибудь Английский, иначе вы бы не полезли по моей инструкции в настройки и пропустили бы этот шаг :) Меняем язык на русский, затем нажимаем «Применить» и «ОК»:

Ну вот и всё. Русский язык теперь будет точно установлен. Рассмотрим сразу и другие настройки.

Встраивание меню архиватора 7-Zip в контекстное меню Windows

Если по подзаголовку выше вы не поняли, о чём сейчас пойдёт речь, то вспомните тот момент, где проверяли на каком языке у вас меню архиватора при щелчке по любому из файлов. Вот именно о таком меню архиватора я и говорю (см. изображение ниже):

Данное меню при желании можно выключить или изменить его структуру. И хотя я и рекомендую оставить всё как есть по умолчанию, поскольку для большинства это наиболее удобный вариант, всё равно покажу как можно его настроить.

Переходим в настройках архиватора на вкладку «7-Zip» и видим вот такое окно:

Поясню что можно изменить в данных настройках при желании.

Включённый пункт «Встроить 7-Zip в контекстное меню оболочки» означает, что мы будем видеть меню 7-Zip если щёлкнем правой кнопкой мыши по любому файлу, что мы уже и делали. Это очень полезная функция и отключать я её не рекомендую, потому как распаковывать архивы станет не совсем удобно.

Настройка «Каскадное контекстное меню» — это такой стандартный вид меню, который вы уже успели увидеть. Это когда при щелчке правой кнопкой мыши по файлу вы видите пункт «7-Zip» и в нём уже подпункты. А если настройку каскадного меню выключить, то контекстное меню Windows будет выглядеть следующим образом:

Разница думаю заметна сразу. Вернитесь к скриншоту первого варианта меню и почувствуйте разницу. На мой взгляд, каскадное меню было намного удобнее, но если по какой-то причине оно вам не нравится, то просто отключите данную опцию и получите контекстное меню как на последнем изображении выше.

Ну и последнее что мы видим в настройках вкладки «7-Zip» — элементы контекстного меню:

Что это такое я думаю понятно. Все отмеченные галочками пункты будут отображаться в контекстном меню, выводимом при клике правой кнопкой мыши по файлу. Рекомендую для начала оставить их все, а когда уже освоите работу с данным архиватором и поймёте что и для чего, то сможете поменять всё так как вам нравится.

Ассоциации нужных форматов архивов с программой 7-Zip

Перейдём в настройках на вкладку «Система». Настройки на данной вкладке позволяют сделать работу с программой удобнее. Окно настроек на данной вкладке выглядит так:

Что всё это значит? Это значит, что те форматы архивов, которые вы отметите галочкой, будут ассоциироваться с программой 7-Zip. Вот как это выглядит:

Слева – архив формата 7z, а справа – архив формата Rar. Т.е. программа 7-Zip воспринимает эти файлы как свои.

А вот как будут выглядеть файлы, если не настроить ассоциации с программой 7-Zip:

Разница думаю вам ясна.

Итого, в настройках на данной вкладке нам предлагается задать те форматы архивов, которые 7-Zip будет воспринимать как свои и которые будут открываться в программе 7-Zip при двойном клике мышкой по ним.

Ассоциации можно выставить как показано вот здесь, а если что-то в дальнейшем не понравится, то отключить ненужные вам ассоциации файлов или наоборот добавить ещё.

Все самые основные и полезные настройки мы рассмотрели. Не забудьте для сохранения настроек нажать кнопку «Применить» внизу окна и затем «ОК».

Ну теперь перейдём непосредственно к тому, как распаковывать архивы и создавать их при помощи 7-Zip.

Как распаковывать архивы при помощи 7-Zip?

Разберём для начала самое основное для большинства пользователей – как же распаковать файлы с расширениями «.RAR», «.GZIP» (и другие), т.е. файлы архивов при помощи архиватора, в нашем примере – Z-Zip. Ведь я лично неоднократно сталкивался с тем, что пользователь новичок, связываясь вдруг с файлами имеющие, к примеру, вышеуказанные расширения, не знает, что с такими файлами делать. А ведь на самом деле всё просто!

Предположим, вы получили файл, который называете «Папка с программами.rar» и видите, что это вовсе не простая папка, а архив. Для того чтобы извлечь всё что содержится там внутри, щёлкаем правой кнопкой мыши по этому архиву, выбираем из меню пункт «7-Zip» и далее один из 3-х способов распаковки: «Распаковать», «Распаковать здесь» и «Распаковать в -Папка с программами\-»:

Первых пункт («Распаковать») позволяет выбрать вручную папку на компьютере, куда распаковано всё содержимое архива:

Сделать это можно при помощи кнопки под номером 1, отмеченной на скриншоте выше.

Т.е. в моём примере распаковка будет идти в папку: «C:\Users\Владимир\Desktop\123», что означает: папка «123» на рабочем столе.

Пароль следует вводить только тогда, когда вы знаете что архив запаролен. В таком случае вы бы просто не смогли его распаковать без ввода пароля.

Для начала распаковки нажимаем кнопку «ОК» и начнётся процесс распаковки, который зависит от объёма файлов, содержащихся в архиве:

Результат распаковки демонстрирую ниже. Папка «123» на рабочем столе и в ней всё содержимое архива:

Но я, как правило, пользуюсь 2-м или 3-м вариантом распаковки, поскольку это быстрее и удобнее. При выборе «Распаковать здесь» всё содержимое архива распакуется прямо в ту же папку, где находится сам архив. Т.е. если у вас архив лежит на рабочем столе, то и его содержимое в таком случае распакуется тоже на рабочий стол.

И третий вариант распакует архив в отдельную папку, которая будет создана там же, где расположен архив и будет называется также как архив. К примеру ваш архив называется «Папка с программами.rar» и расположен на рабочем столе. В таком случае при выборе варианта распаковки «Распаковать в -Папка с программами\-», на рабочем столе создастся папка с именем «Папка с программами» (т.е. по названию самого архива) и уже в эту папку будет извлечено всё содержимое архива.

Вот и весь процесс распаковки! Ничего сложного, не так ли? Точно так же с любым другим форматом архивов, будь то 7z, Zip, Gzip и любые другие.

С распаковкой разобрались и теперь поговорим о не менее простой и важной задаче – создании архива из выбранных файлов :)

Как создать архив при помощи 7-Zip?

Архив нередко приходится создавать для того, чтобы удобнее было передать несколько (или сразу большое количество) файлов и папок в нём, а также чтобы ограничить доступ к данным в создаваемом архиве при помощи пароля.

Архив создаётся также просто, как и распаковывается. Рассмотрим этот процесс.

Предположим, нам необходимо запаковать в архив несколько файлов с рабочего стола. Выделяем их, затем щёлкаем правой кнопкой мыши, выбираем пункт «7-Zip» и в нём «Добавить к архиву»:

Полдела сделано :)

Перед вами откроется окно с настройками архивирования выбранных файлов:

Рассмотрим основные самые главные функции из тех что нам здесь предлагаются. Номер пункта ниже будет соответствовать номеру стрелочки, указывающей на нужную функцию на скриншоте выше:

  1. Название создаваемого архива. Называйте архив так, как считаете нужным, для вашего удобства или для того, кому вы этот архив передадите.

  2. Формат архива можно выбрать любой, но лучше всего 7z или Zip. Я рекомендую именно ZIP, потому как такой архив смогут открыть даже те, у кого не установлен на компьютере архиватор, а все основные возможности данный вид архива поддерживает.

  3. Уровень сжатия архива, который по умолчанию, выставлен в режим «Нормальный». Такой режим я, как правило, всегда и оставляю, но при желании можно попробовать поставить, например, самый максимальный – «Ультра», и посмотреть несколько размер созданного архива будет меньше размера ваших файлов без «упаковки». Чем больше уровень сжатия, тем дольше будет создаваться архив. При этом не все файлы и не всегда хорошо сжимаются, поэтому без какой-либо необходимости не рекомендую ставить максимальное сжатие. Лучше применять стандартное сжатие.

  4. Здесь нам даётся возможность установить пароль на архив. Это полезная функция, которой я лично регулярно пользуюсь. Установив пароль на архив, любой, кто получит доступ к этому архиву сможет его открыть и увидеть перечень файлов в нём, но не сможет открыть ни один из файлов, и тем более – распаковать архив без ввода пароля!

    Такую возможность можно использовать для простого хранения ваших некоторых данных на компьютере под замком без применения сторонних программ для установки пароля на папки и файлы.

    Также установка пароля на архив очень часто практикуется при передаче файлов по сети или при отправке их, например, на удалённый онлайн диск для хранения. В любом случае файлы, отправленные через сеть, могут подвергнуться вирусной атаке и оказаться заражёнными. Установка пароля на архив обезопасит файлы, находящиеся внутри от заражения. При этом вы всегда можете передать пароль тем людям, которым можно пользоваться вашим архивом.

Ну вот и все основные настройки. Для запуска процесса создания архива нажимаем внизу кнопку «ОК».

Начнётся процесс создания архива, длительность которого будет зависеть от объёма файлов, которые вы упаковываете в него и от выбранной степени сжатия:

Итак, настройки архиватора 7-Zip рассмотрены, и о том, как с ним работать я тоже рассказал, теперь затронем стандартный архиватор Windows.

Как распаковать архив ZIP если на компьютере ещё не установлен архиватор?

Вернёмся к встроенному архиватору Windows, о котором я упомянул в начале статьи.

Он может пригодиться нам в том случае, если на компьютере ещё не установлен какой-то специальный архиватор (например, тот же 7-Zip), его нет возможности скачать, а уже есть срочная необходимость распаковать архив формата ZIP на вашем компьютере.

Для того чтобы распаковать простой архив ZIP без использования стороннего архиватора, щёлкаем правой кнопкой мыши по архиву и выбираем пункт «Извлечь всё»:

В открывшемся окне при помощи кнопки «Обзор» выбираем папку, куда будут извлечены файлы, содержащиеся в архиве. Включённая опция «Показать извлечённые файлы» позволит открыть папку с файлами, сразу после распаковки:

Нажимаем «Извлечь» для распаковки архива.

В случае если архив на архив был установлен пароль, то на данном этапе программа запросит ввод пароля:

Просто введите верный пароль и нажмите «ОК». Количество попыток ввода не ограничивается.

Сразу после распаковки откроется та папка, куда вы распаковали архив, и вы увидите все извлечённые из архива файлы.

На этом моё руководство по архиваторам Windows завершено. Другие архиваторы (например, WinRAR) рассматривать не вижу никакого смысла, поскольку 7-Zip является полностью бесплатным, без рекламы и при этом сочетает в себе все необходимые функции и простоту использования!

До встречи в следующих статьях! Пока ;)

serfery.ru